6月20日中午12点，2016美式橄榄球青年组世锦赛组委会在我校行政中心3楼会议室召开陪同团对接会。来自外语学院的数十名教师志愿者以及大学生志愿者，以及组委会相关部门负责人出席了会议。组委会常务副主任、工会主席李晓梅出席并主持了对接会。美橄联中国有限公司主席李肯、美橄联竞赛委员会主席渡边先生列席本次会议。
李晓梅指出，按照大型比赛惯例，2016美式橄榄球青年组世锦赛将实行陪同团制度。按照赛事工作要求，现已落实到我校外语学院骨干教师和优秀学生志愿者为主体，办公室、宣传部、竞赛部、后勤保障部、安保部等部门参与，形成组委会各部办联动的陪同对接工作机制。陪同团团长为外语学院院长吕光远、外事处负责人曾涛；副团长为外语学院副院长张琳、党政办公室副主任杨国忠、团委副书记王鹤腾、外语学院副书记魏薇。
李晓梅强调，陪同团的主要任务是：1、负责接送站。与组委会后勤保障部衔接并确认住宿、餐饮、 车辆等相关事宜；2、引导代表团参加赛事的相关活动，包括训练、比赛、开闭幕式、文化交流活动、赛事嘉年华活动等，以及外币兑换、上网服务、洗衣等其他服务性工作。
李晓梅指出，陪同团老师和学生志愿者将面临大量繁杂的具体服务工作，需要用自己的实际行动让参赛来宾真切地感受到高效、优质的服务，感受到被关爱和尊重，陪同团团员们的一言一行代表着商大人的素质，可是说是一张展现中国形象的“中国名片”。
为更好地服务赛事，李晓梅代表组委会对陪同团团员们提出以下工作要求：
1、建立陪同团工作群。要求外语学院的教师和学生志愿者以及相关部门责任人进入该工作群，工作指令、综合信息由组委会办公室统一发布，比赛信息由竞赛部发布，再由王鹤腾按照岗位需求和陪同团志愿者进行岗位衔接；
2、陪同团要认真履行职责，特别是要做好各部门的衔接工作和相互之间的配合，保证24小时手机开通以确保信息畅通；
3、要求陪同团成员马上进入到工作状态，尽快熟悉世锦赛，熟悉赛事重要日程，熟悉赛事相关服务信息，更要熟悉各自服务的陪同团相关信息，要向参赛嘉宾们宣传、推介好哈尔滨商业大学。
李晓梅强调，亲历、见证本次世锦赛，特别是服务好本次世锦赛，是我们商大人义不容辞的责任，相信通过大家的精诚合作，本次大赛一定得以成功举办，我代表组委会感谢大家的无私奉献和辛勤付出。
美橄联中国有限公司主席李肯说，2016美式橄榄球青年组世锦赛组委会相关职能部门负责人，以及陪同团的工作人员放弃午间休息时间开会，非常辛苦。相信大家在未来的15-20天里，一定会把世锦赛的各项工作做好。李肯还对陪同团的具体工作提出了一些建议。
我校相关职能部门负责人就参赛嘉宾们的食宿、车辆保障，以及外币与人民币兑换、运动员们的洗衣、洗浴以及外出乘车等问题，向组委会进行了详细的汇报，并保证将全心全意地为各国参赛嘉宾提供高质量的服务。
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